Nội Dung
Mỗi event, sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, các bước tổ chức sự kiện đối với mỗi event cũng không giống nhau hoàn toàn. Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết. Mỗi một sự kiện cần lập kế hoạch và kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng. Dưới đây là các bước tổ chức sự kiện bạn cần biết:
Các bước tổ chức sự kiện
Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.
Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện
- Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
- Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như : mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh,…
- Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện,…
- Vận chuyển, lắp đặt và trang trí cho sự kiện.
- Quảng bá truyền thông cho sự kiện.
- Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.
Giai đoạn thực hiện sự kiện
- Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
- Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện
- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
- Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
- Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
- Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
- Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện
Kết thúc sự kiện
Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
- Xúc tiến và quảng bá sự kiện
- Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
- Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
- Chăm sóc khách hàng.
Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …
Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.
Thành phần tham gia sự kiện
Là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:
+ Nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện.
+ Nhà tổ chức sự kiện.
+ Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện như cung cấp dịch vụ, cung cấp hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê,…
+ Khách mời tham gia sự kiện.
+ Khách vãng lai tham dự sự kiện
+ Chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra.
Trên đây là những thông tin cơ bản về các bước tổ chức sự kiện bạn cần biết, các nội dung bên trên có thể thay đổi hoặc bổ sung tùy theo quy mô, nội dung của sự kiện. Mọi thắc mắc, cần giải đáp hỗ trợ hay bạn muốn tìm hiểu tổ chức một bữa tiệc tri ân khách hàng như thế nào? Liên hệ ngay với Á Châu Media để được tư vấn miễn phí.