Hội nghị khách hàng: Lên kế hoạch, ý tưởng triển khai

Hội nghị khách hàng tên tiếng anh là Customer appreciation party. Là hoạt động được diễn hàng năm của các doanh nghiệp, có thể hiểu đơn giản là  sự kiện tặng quà, ưu đãi lớn, khuyến mại dành cho khách hàng trung thành. Sự kiện tri ân khách hàng còn bao gồm những tiết mục như vòng quay may mắn, lễ vinh danh khách hàng và đối tác.

TẠI SAO NÊN TỔ CHỨC MỘT LỄ TRI ÂN KHÁCH HÀNG?

Tổ chức lễ tri ân khách hàng là sự kiện đặc biệt của các công ty, doanh nghiệp dịp cuối năm. Sự kiện luôn hướng tới:

• Gửi lời cảm ơn sâu sắc và tạo mối quan hệ bền chặt giữa khách hàng và công ty.
• Giúp khách hàng hiểu rằng họ luôn được doanh nghiệp, công ty quan tâm và tôn trọng.
• Tổ chức tiệc, lễ tri ân tạo dựng được lòng tin, chữ tín trong lòng khách hàng.
• Gắn kết hơn doanh nghiệp và khách hàng và củng cố lại sự trung thành của khách hàng với doanh nghiệp.
• Giữ chân khách hàng ở lại với doanh nghiệp, công ty và các tổ chức kinh doanh.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC LỄ TRI ÂN KHÁCH HÀNG

Tổ chức tiệc, lễ tri ân khách hàng luôn cần một quy trình thực hiện phù hợp và chuyên nghiệp. Từ đó, để tạo ra buổi tiệc, tri ân khách hàng thành công và đặc sắc:

1. Đầu tiên, cần lên danh sách khách mời. Từ đây, xác định được số lượng khách mời để chọn địa điểm, vị trí phù hợp.
2. Lên kế hoạch, ý tưởng và nội dung chương trình tri ân khách hàng. Một kế hoạch sáng tạo và nội dung mới mẻ giúp cho bữa tiệc trở nên đặc biệt, đáng nhớ.
3. Chuẩn bị kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng. Bao gồm địa điểm tổ chức, khung thời gian chi tiết và chủ đề cho sự kiện.
4. Bắt đầu là bài phát biểu trong buổi lễ tri ân khách hàng. Đại diện công ty điểm lại những khó khăn và thành tựu công ty đã đạt được trong năm. Và định hướng kinh doanh trong năm mới. Đồng thời, gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc năm mới tốt đẹp đến những khách mời.

YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH SỰ THÀNH CÔNG CỦA LỄ TRI ÂN KHÁCH HÀNG

Để một buổi tiệc, lễ tri ân khách hàng được diễn ra thành công, tốt đẹp thì những yếu tố sau đây luôn được đặt lên hàng đầu:

• Khách hàng hài lòng, thoải mái với bữa tiệc
• Có những quà tặng tri ân khách hàng và ưu đãi, khuyến mãi hấp dẫn.
• Địa điểm đẹp, rộng rãi và sang trọng.
• Nội dung, kịch bản hấp dẫn.
• Các chương trình văn nghệ hấp dẫn, đặc sắc.
• Gameshow vui nhộn, hài hước.
• Ban tổ chức chuyên nghiệp.

CẦN CHUẨN BỊ NHỮNG GÌ CHO TIỆC TRI ÂN KHÁCH HÀNG?

1. KHÁCH MỜI

Như các sự kiện khác, lên danh sách khách mời vô cùng quan trọng. Cần xác định số lượng khách mời tham dự từ đó lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp, dự trù kinh phí, lập môt kế hoạch chi tiết, phù hợp dựa trên số lương khách mời tham dự.

2. LÊN Ý TƯỞNG VÀ  KẾ HOẠCH CHO BUỔI LỄ

• Cần lựa chọn những ý tưởng sáng tạo nhưng phải phù hợp, quan trọng là làm hài lòng khách hàng
• Ý tưởng tốt tạo ấn tượng với khách hàng, tiệc tri ân diễn ra thành công
• Sau khi đã xây dựng xong ý tưởng hãy thể hiện nó qua kế hoạch từ sơ bộ tới chi tiết để chuẩn bị cho chương trình tri ân khách hàng

3. KẾ HOẠCH SƠ BỘ

• Địa điểm: Phù hợp với quy mô sự kiện, dễ tìm kiếm, thuận tiện giao thông đi lại điều này giúp khách mời thấy thoải mái, yên tâm khi tới tham dự, nên lựa chọn những địa điểm không quá xa trung tâm
• Thời gian: Lựa chọn khoảng thời gian hợp lý với khách hàng tham dự, nên lựa chọn vào cuối tuần trong khoảng thời gian chiều tối sẽ là thích hợp để khách mời tới tham dự đầy đủ.
• Chủ đề chương trình tri ân khách hàng: Nên có chủ đề cho chương trình để sự kiện tri ân ý nghĩa rõ ràng hơn

4. TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH

• Mỗi chương trình có một mục tiêu riêng, mọi hoạt động trong chương trình nên theo mục tiêu đó tạo nên chương trình xuyên suốt, ấn tượng hơn
• Chuẩn bị: Thiết kế các thứ liên quan đến bữa tiệc: Thiệp mời, quà tặng tri ân khách hàng, sân khấu, background,… được thiết kế theo mẫu
• Thi công: Thực hiện triển khai các hạng mục đã lên kế hoạch trước sự kiện 1 đến 2 ngày, trang trí hội trường, sân khấu, lắp đặt điều chỉnh âm thanh ánh sáng và các thiết bị , khác, chuẩn bị tiệc, kiểm tra nhân sự các bộ phận, đảm bảo công tác vệ sinh, an ninh…
• Cần cân dối thời gian tránh thi công gấp rút, các hạng mục không hoàn thành đúng hạn
• Chuẩn bị kế hoạch, các trương hợp dự phòng cho mọi tình huống, sự cố bất ngờ diễn ra.

5. KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIỆC TRI ÂN KHÁCH HÀNG

• Đón khách: Lễ tân đón khách, checkin, dẫn khách tới vị trí ngồi thích hợp
• Dẫn khách tới chỗ ngồi: Nên chia thành hai loại thường và VIP dành cho những khách mời đặc biệt.
• Mc giới thiệu chương trình, đại diện công ty doanh nghiệp phát biểu sự kiện. Nếu có khách mời nước ngoài nên chuẩn bị song ngữ, bài phát biểu nên ngắn gọn xúc tích, truyền đạt thông điệp chương trình mà vẫn đảm bảo sự trang trong, lịch sự

• Các chương trình văn nghệ mở màn tạo không khí cho sự kiện.
• Trong kịch bản chương trình tri ân khách hàng không thể thiếu ăn uống, như lời cảm ơn của doanh nghiệp, công ty bạn. Tùy theo kinh phí sẽ lựa chọn những menu phù hợp.
• Các chương trình rút thăm may mắn, quay số trúng thưởng: Là phần sôi động hay được chú ý, phụ thuộc rất nhiều vào Mc, nên lựa chọn thuê Mc tại các công ty tổ chức sự kiện để nhận được sự hỗ trợ, làm việc chuyên nghiệp.
• Phát biểu bế mạc sự kiện, phát biểu từ phía khách mời tham dự, tặng hoa, quà
• Tiễn khách bao gồm lễ tân và các thành viên của công ty, doanh nghiệp gửi lời chào, lời cảm ơn sự có mặt của các khách mời tới tham dự.
• Quà tặng: Chuẩn bị quà tặng đủ số lượng dựa trên khách mời tới tham dự, đảm bảo quà đạt chất lượng, mang dấu ấn hình ảnh công ty. Gửi tặng khách mời khi khách ra về.

LỜI CẢM ƠN KHÁCH HÀNG TRONG BỮA TIỆC TRI ÂN

Kính thưa:…

• Gửi lời cảm ơn sơ bộ tới mọi người
• Nhắc đến chủ đề của chương trình
• Kể những thành tựu, khó khăn gặp phải trong từng giai đoạn
• Đề cập đến các vấn đề: Nhân lực, hoạt động kinh doanh của công ty, hoạt động ngoài giờ
• Kết lại bài phát biểu, gửi lời cảm ơn lần nữa

Bài phát biểu không nên quá ngắn hoặc quá dài, nên đầy đủ ý súc tích, tập trung những mục tiêu trọng tâm, những thông điệp cần truyền tải tới người nghe.

THỦ TỤC PHÁP LÝ

Phải xin giấy phép tổ chức tiệc, hội nghị tri ân khách hàng do sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch cấp.

Cần chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ và các công tác để thực hiện việc xin cấp phép đảm bảo đúng thủ tục, phù hợp quy định của pháp luật.

Nên liên hệ các công ty tổ chức sự kiện để được hỗ trợ trọn gói từ A đến Z về các vấn đề dễ gây mất thời gian, tiền bạc của quý khách.

Á Châu Media mong rằng bài viết này đem đến thông tin bổ ích cho bạn.