Nội Dung
Các buổi họp trong đội nhóm thúc đẩy việc ra quyết định rất nhanh, thu thập được nhiều ý tưởng đa dạng và giúp chia sẻ dễ dàng những khó khăn trong quá trình làm việc của từng nhân viên. Tuy nhiên nếu buổi họp không được tổ chức hiệu quả có thể ngốn mất hàng giờ quý báu của team bạn mỗi tuần.
Là một nhà lãnh đạo, bạn cần những nguyên tắc tổ chức meeting để tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ. Bài viết hôm nay sẽ giới thiệu 1 công thức giúp giảm thiểu lãng phí thời gian trong các cuộc họp vô ích, tập trung vào những mục tiêu chiến lược quan trọng hơn.
Công thức B-L-I-S-S giúp tinh gọn buổi họp, nhân viên không còn kêu ca khi tham gia
Để có thể thực hiện những buổi họp thực sự tạo ra giá trị và không đi vào những lối mòn như họp không có lịch trình, họp thiếu trọng tâm, họp chỉ để thông báo… hãy nhớ đến một concept của Brownlee, D. được ông bật mí tại PMI Global Congress 2008 khi chia sẻ về bí quyết meeting hiệu quả. Concept này gồm 5 chữ cái , tương ứng với 5 nguyên tắc tổ chức meeting: B (Be Efficient) – L (Look Back Look Forward) – I (Insist on Accountability) – S (Simplify the Agenda) – S (Stay Focused).
Be Efficient – Họp càng nhanh càng tốt, không quá 1 tiếng đồng hồ
Nghĩa là bạn phải biết cách tổ chức 1 cuộc họp hiệu suất. Họp ít thời gian, tốn ít công sức, nhưng phải chốt được vấn đề, lưu lại được ý tưởng cốt lõi, tạo ra kết quả xuất sắc…
Nói như vậy không có nghĩa là bạn phải cố gắng nhồi nhét mỗi một cuộc họp trong nửa tiếng hay 45 phút, hoặc gấp gáp hơn và bỏ quên những vấn đề quan trọng. Mà tips thực hành đơn giản ở đây là giới hạn thời gian buổi meeting lại khoảng dưới 1 tiếng, và thông báo cho thành viên tham gia biết giới hạn này. Một áp lực vô hình về thời gian khi meeting sẽ đưa ra những lợi ích dễ thấy trong team vì:
- Nhân viên của bạn tập trung hơn, không đặt câu hỏi và nói chuyện lan man.
- Cả team ra quyết định chất lượng hơn khi có áp lực thời gian.
Đây cũng là thời điểm để bạn quan sát cách mọi thành viên tham gia thảo luận và đưa ra đóng góp. Khi đó, bạn linh hoạt thu-giãn thời gian meeting để mọi người có đủ thời lượng trình bày ý kiến của mình, xây dựng ý tưởng qua lại và đưa ra kết luận.
Look Back Look Forward – Đừng tổ chức 1 cuộc họp chỉ để cập nhật thông tin cho mọi người
Nghĩa là bạn cần có cái nhìn tổng quát về tiến độ của team để biết chính xác khi nào cần thực hiện 1 buổi meeting: giải quyết 1 issue gấp, 1 bottleneck gây tắc nghẽn, hay đưa ra 1 kế hoạch, 1 chiến lược mới. Nếu họp chỉ để đưa ra 1 thông báo, hãy cân nhắc chuyển hình thức thông báo sang các kênh khác như email, ứng dụng chat… Tổ chức 1 cuộc meeting chỉ để thông báo 1 thông tin gì đó là cách làm lãng phí nguồn lực của team bạn.
Thay vì họp nhiều, thì hãy họp đúng.
Để hạn chế việc “họp hành liên miên”, hãy phân tích tiến độ trong team bạn theo quy trình này và quyết định:
- Hình dung toàn bộ tiến độ dự án thông qua 1 timeline trực quan.
- Sau đó hãy đánh dấu những cột mốc công việc quan trọng mà team bạn cần đạt được.
- Xem xét xem có mục đích nào, bottleneck nào hoặc plan nào làm ảnh hưởng đến những cột mốc trên hay không.
- Bạn và team cùng chủ động lường trước những rủi ro trong lúc làm việc và nêu ra vấn đề kịp thời để cùng thảo luận. Nếu thực sự cần, hãy tổ chức 1 cuộc họp.
Mặc dù kỹ thuật đánh giá “nhìn lại và nhìn về phía trước” này sẽ giúp bạn tập trung vào những cuộc họp về tình trạng của team trong thời gian hiện tại, nhưng bạn cũng cần để team nêu lên những vấn đề xoay quanh đó. Việc để mọi người cùng nêu ra vấn đề trong 1 tâm lý an toàn (psychological safety) giúp tất cả thoải mái bày tỏ các quan ngại hay vấn đề mà không lo sợ bị gây áp lực nếu có sai sót.
Insist On Accountability – Đã vào phòng họp là phải có đóng góp
Nói một cách ngắn gọn, bạn phải mời ĐÚNG người tham gia họp.
Không nên mời thành viên tham dự họp 1 cách “vô tội vạ” mà hãy phân loại thành viên tham gia buổi họp thành “Cần thiết” và “Tùy chọn” để dễ dàng cân nhắc hơn:
- Cần thiết: Đây là những người mà không thể thiếu trong cuộc họp vì họ có thông tin, quyền lực quyết định, hoặc vai trò trực tiếp trong chủ đề được thảo luận.
- Tùy chọn: Những người này có thể đóng góp giá trị nhưng sự hiện diện của họ không bắt buộc. Họ có thể được mời với tùy chọn tham gia nếu họ cảm thấy cuộc họp liên quan đến họ hoặc công việc của họ.
Sau đó hãy tự hỏi bản thân liệu họ có thể đóng góp gì cụ thể cho mục tiêu cuộc họp hay không. Nếu câu trả lời là “không rõ ràng” hoặc “không”, có lẽ họ không cần thiết phải tham dự. Bạn cũng có thể đưa ra lựa chọn “tham gia trực tuyến” đối với những thành viên này. Những thành viên còn lại là những thành viên cần có mặt trực tiếp trong buổi meeting.
Quan trọng hơn trong câu chuyện trách nhiệm này, là làm sao để đảm bảo ai cũng được và muốn đóng góp cho buổi họp.
Bởi có 1 kiểu cách tham gia họp rất phổ biến trong mọi team là “tham gia bất cân xứng”. Những người đã phát biểu từ lúc bắt đầu họp thường sẽ tiếp tục nói đến cuối buổi, dần dần trở thành nói quá nhiều. Ngược lại những người im lặng từ đầu sẽ “tự cho mình đặc quyền” tiếp tục im lặng.
Nhiệm vụ của bạn – giống như host của buổi họp – là làm sao cho buổi meeting sôi nổi đều đặn và được đóng góp từ tất cả các thành viên. Cách làm hiệu quả ở đây là khi bắt đầu buổi họp, hãy dành 1 câu hỏi thăm đơn giản cho mỗi người, đặc biệt là với những người hay im lặng. Chỉ là 1 hành động nhỏ để bắt chuyện đầu giờ, đôi khi họ sẽ chỉ đáp “Dạ”, “Đúng rồi anh”, nhưng sau đó % thành viên này bắt đầu đóng góp cho buổi họp sẽ tăng đáng kể.
Simplify The Agenda – Tinh gọn agenda buổi meeting
Mỗi một buổi meeting, loại meeting hay loại hình doanh nghiệp sẽ có những agenda riêng biệt. Khó để đưa ra 1 agenda mẫu mực để bạn áp dụng hiệu quả tức thì. Việc của bạn là ít nhất phải thông báo cho những thành viên tham dự buổi meeting biết họ sẽ cần làm gì, cần chuẩn bị những thông tin gì. Nếu không sau buổi họp sẽ chẳng có thu hoạch gì đáng kể, nhân viên thì chẳng biết cuộc họp sẽ bàn tới những gì để tham gia thảo luận, còn bạn thì làm tốn thời gian cả đôi bên. Hoặc buổi họp sẽ giống như 1 buổi gặp mặt chỉ để than thở, tán gẫu, hoặc trao đổi qua lại chỉ của 2 thành viên nào đó.
Lý tưởng nhất là hãy nêu vấn đề lên meeting note hoặc agenda 1 ngày trước meeting để các bên có thời gian xem qua.
Và tất cả những thông tin cần phải có chú thích để những thành viên tham gia hình dung vấn đề sẽ được giải quyết như thế nào. Bạn có thể ghi chú cho mọi người như sau:
- Bàn về vấn đề còn tồn đọng của buổi meeting trước, và kết quả cho tới hôm nay.
- Ai sẽ trình bày những gì, ai sẽ ra quyết định trong buổi meeting này.
- Bắt đầu thảo luận và chốt vấn đề trong bao lâu.
- Tóm tắt và phản hồi trong bao lâu.
Stay Focused – Phải chốt được vấn đề sau meeting
Đây không phải là vấn đề nổi cộm trong việc họp hành ở doanh nghiệp, nhưng lại là vấn đề khó giải quyết: Họp mãi không chốt được gì. Vì bàn vấn đề này thì lại phát sinh vấn đề khác, nói đến việc này thì lại phụ thuộc việc khác phải ra quyết định.
Muốn chốt được quyết định trong 1 buổi họp, hãy chỉ quan tâm đến 1 thứ là METRICS.
Đây là 1 danh sách những chỉ số mà các thành viên trong cuộc họp cần phải tự đánh giá định kỳ, và là lý do của hầu hết các buổi họp. Ví dụ như doanh thu, lượt sales, lượt traffic, lượt follow kênh và tương tác, tỉ lệ nhân viên đăng ký chương trình team building… Gần như trong mỗi cuộc họp, nếu những chỉ số này không được thảo luận ngay từ đầu bởi những cá nhân chịu trách nhiệm thì hầu như buổi meeting sẽ đi chệch hướng, và rẽ sang 1 vấn đề khác.
Vậy nên, khi bắt đầu mỗi cuộc họp, hãy tiến đến những metrics này để khai thác vì nó trực quan và là vấn đề cần khai thác đầu tiên. Sau đó, bạn và team dần dần mở rộng buổi meeting bằng những câu hỏi liên quan: Ví dụ như:
- “Doanh thu tháng trước của chúng ta là…”
- “Vấn đề của chúng ta hiện tại là gì?”
- “Chúng ta cần làm gì trong tháng tiếp theo?”
Đồng thời, cũng đừng quên giải quyết những thông tin giao tiếp còn mù mờ trong team ở cuối buổi meeting. Ví dụ những điều mà bạn “tự hiểu, tự kết luận”, yêu cầu công việc chưa rõ ràng… Bạn hãy dùng những phút cuối buổi meeting này để cho những người tham gia có không gian nêu lên các thắc mắc của họ, giúp đồng bộ những rủi ro tiềm ẩn đâu đó trong team.
Kết
Tổ chức cuộc họp hiệu quả không chỉ giúp cắt giảm thời gian lãng phí mà còn thúc đẩy quyết định nhanh chóng và tăng hiệu suất làm việc của team. Công thức B-L-I-S-S, với 5 nguyên tắc cốt lõi, là chìa khóa để biến mỗi cuộc họp trở nên có giá trị, chỉ tập trung vào việc giải quyết vấn đề, và đảm bảo mỗi thành viên đều có cơ hội đóng góp. Việc áp dụng các bước này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, một agenda rõ ràng, và cam kết từ tất cả mọi người. Qua đó, không những cải thiện quản lý thời gian trong công ty mà còn tạo ra một môi trường làm việc năng động và hiệu quả, nơi mọi quyết định được chốt đúng hạn và đúng mục tiêu.
Like fanpage để được tư vấn nhanh nhất: ACHAUMEDIA.VN
Xem thêm: