Kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Khi nó là dốc mốc tri ân những đóng góp của không chỉ nhân viên trong công ty mà còn là sự tin tưởng vào dịch vụ công ty cung cấp tới từ khách hàng. Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp nhất.

Kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường bao gồm:

  • Phần giới thiệu
  • Phần trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ mới
  • Phần trao đổi, thảo luận,
  • Các tiết mục phụ (văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng)
  • Phần tiệc, bữa ăn phụ
kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng
Khung chương trình không nên quá cầu kì

Xem thêm: Mẫu tổ chức hội nghị khách hàng

Lên chủ đề cho chương trình

Nội dung chính hay chủ đề (topic) quyết định mục đích tổ chức; thông điệp gửi tới người tham dự.

“Chủ đề cần ngắn gọn, thể hiện rõ mục đích và kết hợp lợi ích của khách mời”

Ví dụ: Một buổi hội thảo du học nên chọn chủ đề: “Du học cần biết gì? Cơ hội nhận học bổng toàn phần tại Úc”

Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng

Lời nói từ những chuyên gia hoặc những người nổi tiếng luôn có sức nặng hơn các thông điệp. Sử dụng lợi thế này sẽ giúp cho tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao

Tuy nhiên cần có danh sách câu hỏi và kịch bản cho diễn giả. Tránh được sự bối rối cho khách mời và mất thời gian hơn dự kiến.

Đồng thời nên sử dụng tên tuổi của các chuyên gia khi đăng thông cáo; thiết kế banner để thu hút thêm khách mời.

cần chuẩn bị những gì khi tổ chức sự kiện
Diễn giả nên là những chuyên gia của lĩnh vực cụ thể

Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị

Không gian quá lớn sẽ khiến khách mời khó theo dõi; không khí của hội nghị hội thảo bị loãng. Không gian quá nhỏ sẽ ảnh hưởng đến sự thoải mái của người tham gia

Kiểm tra những tiện ích đi kèm địa điểm cung cấp giúp dự trù chi phí cho tất cả các vật dụng cần thiết; những vật dụng nào còn thiếu cần bổ sung.

kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng
Địa điểm tổ chức cần xem xét trên nhiều khía cạnh

Truyền thông cho sự kiện

Những kênh truyền thông hiệu quả hiện nay:

  • Facebook
  • Email
  • Website
  • Báo mạng
  • Điện thoại

Mặt trái của các công cụ này chính là các khách mời ảo. Dù dùng hình thức quảng bá nào; hãy luôn gọi điện để xác nhận và gửi thư mời.

Thời gian truyền thông quá gần ngày tổ chức sẽ gây khó khăn cho việc sắp xếp tham gia.

Truyền thông sớm khuyến sức nóng của hội nghị bị giảm bớt.

Thông thường nên thông báo trước sự kiện từ 1-2 tuần.

Lấy thông tin người tham dự

kịch bản tổ chức hội nghị tri ân khách hàng
Cần lưu lại thông tin khách mời tham dự sự kiện

Có thể ở thời điểm tham dự khách mời chưa có nhu cầu sử dụng dịch vụ, sản phẩm. Hãy lưu lại thông tin để tiến hành remarketing.

Các hình thức lấy thông tin bao gồm:

  • Điền Form
  • Đăng ký nhận Email
  • Thẻ thành viên

Với kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng vừa cung cấp trên, Á Châu Media hy vọng có thể góp phần mang đến cho quý khách một buổi hội nghị thật thành công và hiệu quả. Là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Á Châu Media luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong bất kỳ sự kiện gì của doanh nghiệp. Hãy trao đổi với chúng tôi hoặc để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ lại ngay!