Lên kế hoạch Tổ chức sự kiện đám cưới

Tiệc cưới là một sự kiện trọng đại của đời người. Do đó từng bước chuẩn bị cho đến lúc diễn ra sự kiện đều cần được chuẩn bị kỹ càng trước khi diễn ra sự kiện đám cưới. Đảm bảo số người tham gia và ngân sách đã bỏ ra cho buổi đám cưới. Thông thường, các cặp vợ chồng sắp cưới sẽ ủy thác phần tổ chức sự kiện đám cưới này cho bên nhà hàng tiệc cưới. Một phần vì công việc bận rộn; một phần vì thời gian và tài chính có hạn khiến các cặp đôi luôn tìm đến những địa điểm tổ chức tiệc cưới gọn nhẹ, nhanh chóng. Thế nhưng cũng lại có những cặp vợ chồng sắp cưới luôn mong muốn có được một tiệc cưới được lên ý tưởng sáng tạo, mang đậm dấu ấn của tình yêu để có thể ghi nhớ lại trong suốt cuộc đời. Dưới đây là hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức sự kiện đám cưới chi tiết.

Giai đoạn chuẩn bị tổ chức sự kiện đám cưới

Giai đoạn chuẩn bị tổ chức sự kiện đám cưới là bước quan trọng nhất. Bởi vì mọi thứ cần phải được chuẩn bị thực sự sẵn sàng từ khâu chuẩn bị thì buổi lễ sẽ diễn ra được trơn tru hơn.

Mặc dù đa phần các cặp vợ chồng đều sẽ không có nhiều kinh nghiệm trong cách tổ chức tiệc cưới; nên ủy thác toàn bộ cho các công ty tổ chức sự kiện. Nhưng vì đây là ngày vui trọng đại của đôi lứa; nên cũng cần phải sâu sát và đề xuất những ý kiến cho buổi lễ được hoàn thiện hơn. Trước mỗi buổi lễ cưới, quý khách chuẩn bị một số yếu tố sau:

Không gian tổ chức sự kiện đám cưới

Đây là yếu tố đầu tiên để giúp cho đám cưới của quý khách thành hình hài. Không gian tiệc cưới có thể là không gian trong nhà; hoặc là ngoài trời tùy theo sở thích của hai vợ chồng. Nhưng đa phần không gian tiệc cưới trong nhà thường hạn chế; khó có thể thay đổi hoặc thiết kế lại theo ý thích của mình. Còn nếu là không gian ngoài trời như là sân vườn cần phải phân chia thành các khu vực như sau:

Khu vực đón khách

Là khu vực để cô dâu – chú rể và hai bên gia đình có thể gặp gỡ, chào đón các khách đến tham dự. Đây cũng là nơi để khách ký tên chúc mừng ngày vui cho cô dâu – chú rể.

Khu vực bàn tiệc

Đây là khu vực chiếm nhiều không gian nhất trong một bữa tiệc cưới. Tùy thuộc vào không gian có thể dành cho khu vực nào là bao nhiêu bàn. Để làm được điều đó, cô dâu chú rể cần:

– Tính toán số lượng khách mời dự kiến sẽ tham gia vào buổi tiệc cưới của anh chị

– Chia đều số khách cho từng bàn. Nếu một bàn ngồi được 10 khách thì chia đều ra và tính ra được số bàn cần đặt. Sau đó hãy tính thêm vào từ 2 đến 3 bàn tiệc để dự phòng.

– Dựa vào số bàn và diện tích không gian tổ chức đám cưới để bố trí khu vực cho phù hợp.

Khu vực sân khấu

Khu vực sân khấu đám cưới bao gồm khoảng không gian để trình diễn các tiết mục văn nghệ, và lối đi dành cho cô dâu chú rể đi lên sân khấu. Thông thường theo cách bố trí phổ biến hiện nay là lối đi sân khấu sẽ chia đôi và nằm chính giữa hai hàng ghế khách mời.

Khu vực đậu đỗ xe

Anh chị cần dành một khoảng không gian phục vụ cho việc đậu xe của khách mời. Nhất là đối với khách đi xe hơi mà đến thì cần phải đỗ xe hơi sao cho hợp lý. Việc sắp xếp một bãi đỗ xe khoa học sẽ giúp cho việc đón khách trở nên nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn.

Khu vực hậu cần

Là khu vực dành riêng cho công tác chuẩn bị như là đồ ăn, đồ uống để mang ra bàn tiệc cho khách. Hoặc đây cũng là khu vực để dự trữ các đồ vật cần thiết phục vụ cho bữa tiệc như xô gắp đá, chén đĩa…

Phụ kiện trang trí tiệc cưới

Trên thực tế, phụ kiện trang trí tiệc cưới rất đa dạng. Nhưng hầu hết những đám cưới hiện nay đều ưa chuộng hoa tươi, nến thơm và dây đèn gồm nhiều màu sắc khác nhau.

Ngoài ra, đám cưới còn có thể trang trí bằng những khung ảnh kỉ niệm của đôi vợ chồng, những món quà nhỏ xinh, ấn tượng…

Sâu khấu, âm thanh ánh sáng và màn hình LED

Để có một tiệc cưới ngoài trời mãn nhãn, hoành tráng, âm thanh ánh sáng góp phần không nhỏ vào việc biến câu chuyện tình yêu của đôi vợ chồng trở nên thăng hoa hơn. Cùng với màn hình LED sẽ khiến cho sân khấu như được nới rộng ra hơn; và đồng thời cũng để truyền tải những đoạn video sinh động dành cho lễ cưới của quý khách.

Kịch bản và nhân sự tổ chức sự kiện đám cưới

Nhân sự và kịch bản là hai yếu tố góp phần làm nên linh hồn của buổi tiệc cưới. Một kịch bản tốt, cùng với dàn nhân sự đầy đủ sẽ giúp cho công việc được lưu thông tốt hơn. Về mặt nhân sự thì gồm có:

• Người đón khách
• Người xây dựng chương trình
• Người phụ trách trang trí
• Người đảm nhận phần ẩm thực
• Người đảm nhận phần bố trí sân khấu
• Ngoài ra còn có các bên ca sĩ, MC, nhóm nhạc…

Thông thường những phần việc này sẽ được công ty tổ chức sự kiện hỗ trợ toàn bộ. Ngay cả kịch bản cũng thế, ngoài phần kịch bản chung ra thì cô dâu chú rể có thể đề xuất thêm những tiết mục chính cần được diễn ra trong chương trình để tăng thêm sự bất ngờ. Toàn bộ kế hoạch đám cưới, kịch bản sẽ được mô tả cụ thể với cô dâu chú rể.

Thời gian sự kiện đám cưới được diễn ra

Nếu giai đoạn 1 đã chuẩn bị kĩ lưỡng thì giai đoạn 2 sẽ trở nên suôn sẻ hơn vì cứ theo như kịch bản mà làm. Nhưng để mọi thứ dễ dàng hơn thì cô dâu chú rể nên tập dượt trước các bước trong đám cưới như là lên sân khấu như thế nào; rót rượu và uống rượu giao bôi ra làm sao để giúp cho buổi lễ không gặp sự cố. Tất nhiên buổi tập dượt sẽ được hướng dẫn bởi một đạo diễn chương trình.

Trong toàn bộ đám cưới, cô dâu chú rể chỉ có công việc đón khách, lên sân khấu để làm lễ và rót rượu. Sau đó mời tiệc khách cho từng bàn. Tiếp đó, cô dâu chú rể có thể tham gia văn nghệ cùng với những người bạn được mới đến trong bữa tiệc.

Kết thúc và tiễn khách

Thông thường đối với các khách mời, họ thường ra về trước khi ăn đến món cuối cùng. Nhưng cũng có một số khách ngồi nán lại để chụp ảnh cùng cô dâu chú rể. Lúc này cô dâu chú rể cũng đã mỏi mệt những phải cố gắng niềm nở với các khách mời và chụp ảnh. Tiệc cưới của quý khách sẽ trở nên hoàn hảo hơn trong những tấm ảnh chụp cùng người thân và gia đình đấy.