Lưu ý tổ chức sự kiện Giới thiệu sản phẩm

Buổi lễ ra mắt sản phẩm mới là một sự kiện quan trọng quyết định lớn đến sự thành công của sản phẩm mới. Một sự kiện, buổi lễ lớn không thể cứ thế diễn ra mà trở nên thành công được mà cần được nghiên cứu và lên kế hoạch rõ ràng. Do đó, một kế hoạch chi tiết và những bước chuẩn bị cho sự kiện là điều bắt buộc phải có để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo. Á Châu Media sẽ cung cấp những thông tin cho bạn những lưu ý tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm ấn tượng. Hãy cùng tham khảo ngay 6 lưu ý cần thiết cho kế hoạch ra mắt sản phẩm mới.

lưu ý tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm
Những lưu ý cần biết để chuẩn bị tốt buổi sự kiện

Xác định khách mời tham dự

Rõ ràng, mục tiêu lớn nhất khi tổ chức một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới chắc chắn vẫn là thu hút được sự chú ý từ công chúng. Không chỉ giúp quảng bá sản phẩm mới với bạn bè, người thân mà còn đem lại nguồn thu nhập đáng kể trong ngày đầu ra mắt và mở bán. Tuy nhiên, số lượng lớn tham gia sự kiện của bạn là chưa đủ mà cần phải đúng đối tượng nữa.

Bạn cần hình dung chi tiết về khách hàng mục tiêu của sản phẩm như: giới tính, độ tuổi, nghề nghiệp, sở thích,… Từ những điều đó, bạn luôn cần bám sát vào các khách hàng mục tiêu này để xây dựng, lên ý tưởng chương trình phù hợp. Với mục đích thu họ đến sự kiện của bạn.

làm thế nào để tổ chức ra mắt sản phẩm
Cần xác định chính xác số lượng khách tham dự

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Thuê một địa điểm tổ chức quá lớn hay quá nhỏ đối với sự kiện của bạn luôn khiến những rắc rối bất ngờ phát sinh. Bạn cần chú ý một số vấn đề sau:

  • Đảm bảo phù hợp với số lượng người tham dự, tính chất sự kiện, thông thoáng, giao thông thuận tiện.
  • Lên trước danh sách khách mời cơ bản và liên hệ với một số địa điểm cảm thấy phù hợp. Trao đổi thông tin, hình ảnh,… để xác định địa điểm phù hợp nhất.
  • Khảo sát trực tiếp, thỏa thuận về rõ ràng về giá cả. Dựa vào quá trình khảo sát, bạn sẽ lựa chọn được địa điểm tốt nhất.
  • Trong quá trình đàm phán hợp đồng, bạn nên liệt kê rõ ràng, đầy đủ các điều khoản cần có trong hợp đồng. Bao gồm các bên chịu rủi ro, trách nhiệm bồi thường để tránh phát sinh mâu thuẫn.
tổ chức sự kiện launching
Không gian tổ chức cần tham khảo kĩ lưỡng

Thời gian tổ chức sự kiện

Thông thường, các sự kiện lớn muốn thu hút được đông đảo công chúng thì thời gian hoàn hảo nhất luôn là những ngày cuối tuần. Đây là khoảng thời gian dành cho những ngày nghỉ, mọi người đến tham dự và trải nghiệm sản phẩm mà không gặp bất cứ vướng mắc nào.

Ngoài ra, việc nhà sản xuất nghiên cứu khách hàng mục tiêu cũng quyết định được thời gian phát hành sản phẩm mới trong năm.

Lên kịch bản chủ đề buổi lễ

Việc lập chủ đề, kịch bản cho buổi lễ ra mắt sản phẩm mới cũng rất quan trọng. Một buổi lễ thành công cần một chủ đề ấn tượng, sáng tạo phù hợp với sản phẩm ra mắt. Từ đó, xây dựng kịch bản cho chương trình được đồng bộ và thống nhất. Chắc chắn thu hút được nhiều sự chú ý của công chúng.

Xem thêm: Làm thế nào để viết kịch bản tổ chức sự kiện

lưu ý tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm
Khung kịch bản chương trình cần soạn thảo

Lên dự trù kinh phí

Bạn cần lên các hạng mục cần thiết để chuẩn bị cho sự kiện. Từ đó, xem xét và tối ưu bằng chi phí bằng cách loại bỏ các hạng mục không cần thiết, gây lãng phí. Một số hạng mục cần thiết như Âm thanh, ánh sáng, MC, PG,…

Hoặc bạn có thể liệt kê từng hạng mục, thiết bị cho sự kiện theo nhu cầu cần thiết giảm dần. Từ đó, bạn có thể đảm bảo cân bằng ngân sách.

Kế hoạch truyền thông bài bản

Bạn cần một chiến dịch truyền thông để ra mắt sản phẩm mới đạt hiệu quả tốt nhất. Một kế hoạch truyền thông bao gồm các bước sau:

  • In banner, poster để phát tờ rơi.
  • Đăng các clip, hình ảnh liên quan đến sản phẩm mới trên mạng xã hội.
  • Sử dụng công cụ truyền thông như báo chí, truyền hình,… hay các chương trình roadshow,… để quảng bá cho sự kiện ra mắt.
truyền thông lễ khai trương
Truyền thông về buổi lễ giới thiệu ra mắt sản phẩm

Một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới ấn tượng và thành công chắc chắn sẽ đem lại những tín hiệu tích cực khi tung sản phẩm chính thức ra thị trường.

  • Bài viết là một số bước cần chú ý khi lên kế hoạch cho buổi lễ đảm bảo diễn ra suôn sẻ.
  • Ngoài ra, nếu bạn muốn một buổi lễ ra mắt sản phẩm thật hoành tráng và hoàn hảo thì hãy liên hệ ngay với Sự kiện Á Châu Media để được tư vấn miễn phí.

Trên đây là những lưu ý tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm, Á Châu Media mong rằng những chia sẻ trên đây; sẽ giúp bạn có thêm những ta tưởng thú vị cho công việc kinh doanh của mình. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn nhiệt tình và hoàn toàn miễn phí.