Quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương chuyên nghiệp

Khai trương là một trong số những sự kiện quan trọng. Để quảng cáo, giới thiệu các mặt hàng, lĩnh vực hoạt động của các công ty, doanh nghiệp đến cho mọi người cùng biết. Để tổ chức một sự kiện khai trương thành công cần phải thực hiện rất nhiều công đoạn. Trong đó lên kế hoạch chi tiết là một bước vô cùng quan trọng.Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương khai trương chi tiết. Kế hoạch theo các bước mà các công ty, doanh nghiệp có thể dựa trên đó mà thực hiện.

Xác định mục tiêu cần đạt được

Đối tượng hướng đến

Khi xác định mục tiêu nghĩa là phải xác định được đối tượng. Mà các doanh nghiệp, công ty muốn hướng đến là ai thông qua việc tổ chức sự kiện khai trương.

Quy trình xác định đối tượng của công ty, doanh nghiệp cần nêu rõ và chi tiết. Từng nhóm khách hàng về độ tuổi, giới tính, hành vi, thói quen và sở thích của họ. Khi đó việc đưa ra một số phương pháp hoặc xây dựng một chiến dịch tiếp cận phù hợp với từng đối tượng. Sao cho buổi lễ được nhiều người biết đến nhất là điều hoàn toàn khả thi.

Thông điệp truyền tải

Thông điệp truyền tải thuộc về mặt ý nghĩa và nội dung của buổi lễ. Cần phải được lên kế hoạch một cách chỉnh chu nhất. Hơn hết, thông điệp truyền tải của buổi lễ phải thật đơn giản và dễ hiểu. Để tất cả đối tượng mục tiêu có thể hiểu được. Đồng thời thông điệp phải được truyền tải một cách rõ ràng thông qua những sự kiện của buổi lễ khai trương.

quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương
Xác định rõ thông điệp truyền tải

Khảo sát địa điểm tổ chức

Điều kiện cơ sở

Điều kiện cơ sở của đơn vị tổ chức lễ khai trương cần được khảo sát, kiểm tra một cách tỉ mỉ, cụ thể trước khi kí hợp đồng sự kiện. Hai bên nên dựa trên điều kiện cơ sở để thống nhất một mức giá chung và các quy định, cam kết hợp tình hợp lý trong hợp đồng.

quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương
Không gian tổ chức cần tham khảo kĩ lưỡng

Không gian

Không gian tổ chức sự kiện khai trương là một trong những yếu tố để mọi người đánh giá được quy mô của công trình, dự án được xây dựng một cách chính xác nhất.

Tuy nhiên không nhất thiết các sự kiện khai trương đều phải tổ chức ở một không gian rộng lớn, quan trọng là phải thật phù hợp với quy mô của công trình, dự án, và phù hợp với điều kiện tài chính của công ty.

Trên hết, không gian tổ chức sự kiện phải thật thoải mái, thoáng đãng, đủ để có thể thực hiện được những công việc đã lên kế hoạch từ trước.

Lựa chọn ngày diễn ra khai trương

Ngoài địa điểm, không gian tổ chức thì thời gian cũng là một yếu tố quan trọng không kém. Quý công ty nên lựa chọn thời gian, thời điểm diễn ra sự kiện khai trương sao cho có thể thu hút được nhiều người đến tham dự nhất.

Đặc biệt, quý công ty có thể thuê dịch vụ phong thùy, dùng lịch để xem ngày tốt, ngày đẹp, tránh những ngày xấu, kiêng kị để buổi khai trương được diễn ra thuận lợi nhất.

Xem thêm: Mẫu bài phát biểu trong lễ khai trương 

Gửi thiệp mời, công khai thông tin buổi lễ

Khi đã hoàn thành những công tác chuẩn bị về thời gian, địa điểm tổ chức, quý công ty tiến hành gửi thiệp mời khai trương đến những đối tượng đến tham gia sự kiện, có thể gửi trực tiếp đến địa chỉ của cá nhân hoặc tập thể đó, hoặc gửi bằng thư điện tử theo form mẫu sẵn sẽ tiết kiệm được thời gian.

Việc công khai thông tin sau buổi lễ có thể được thực hiện thông qua một số phương tiện truyền thông phổ biến như báo chí, internet, tivi… hoặc mời các phóng viên, đưa tin lên các trang mạng nổi tiếng.

quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương
Gửi thiệp mời lễ khai trương tới khách mời

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Đội ngũ nhân sự cần bám sát vào kế hoạch chương trình để thực hiện, đảm bảo được tính chặt chẽ, tính logic của chương trình. Thông thường, một sự kiện khai trương sẽ được thực hiện theo từng bước cụ thể như sau:

  • Tiến hành lễ cúng khai trương
  • Đón đại biểu, khách mời
  • Giới thiệu về công ty, doanh nghiệp sở hữu công trình, dự án được khai trương
  • Giới thiệu đội ngũ nhân sự
  • Bài phát biểu đại diện cả bên phía công ty lẫn phía khách mời
  • Cắt băng khai trương cửa hàng
  • Nếu chọn hình thức tổ chức khai trương là ăn uống thì sẽ đến phần khai tiệc
  • Lời cảm ơn của công ty gửi đến các đại biểu, khách mời

Giám sát

quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương
Giám sát lễ khai trương

Trong quá trình thực hiện buổi lễ, quý công ty nên thành lập một đội ngũ nhân sự chuyên giám sát mọi việc diễn ra trong chương trình. Việc giám sát sẽ đảm bảo được buổi khai trương được diễn ra theo đúng kịch bản, kế hoạch, và hơn hết, đội ngũ giám sát sẽ nắm bắt được những sự cố xảy ra để kịp thời thay đổi phương án sao cho phù hợp nhất.

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương chi tiết mà Á Châu Media muốn chia sẻ cho quý công ty để quý công ty có thể tổ chức một chương trình khai trương thành công và hoàn hảo nhất. Ngoài ra Á Châu Media có dịch vụ tổ chức khai trương chuyên nghiệp với chi phí cưc kì cạnh tranh đảm bảo cho quý khách có một lễ khai trương trọn vẹn nhất. Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện hoặc những thắc mắc liên quan, vui lòng liên hệ trực tiếp Á Châu Media để nhận được tư vấn tận tình nhất!