Nội Dung
Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện.
Tại Việt Nam trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện vẫn còn đang là một khái niệm mới mẻ nhưng lại rất được ưa chuộng. Quy trình Tổ chức sự kiện có tầm quan trọng rất lớn đối với hình ảnh của tổ chức. Các chuyên gia thường hay ví rằng người tổ chức sự kiện như một “nghệ nhân ghép hình”. “Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng…” là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện. Nếu bạn cảm thấy quy trình tổ chức sự kiện thật rắc rối, nhiều bước mà bạn không có nhiều thời gian? Hãy để Công ty quảng cáo Á Châu Multimedia giúp các bạn có những sự kiện hoàn hảo nhất. Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ sự kiện từ A-Z.
Quy trình thực hiện dịch vụ tư vấn tổ chức sự kiện Cần Thơ.
Tiến Hành Hoạt Động Nghiên Cứu (Bước Quan Trọng Nhất Trong Quá Trình Tổ Chức Sự Kiện)
Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công ,động thổ… đều cần có những thông tin sau: – Chủ đề chính của chương trình – Mục tiêu tổ chức – Thông điệp của sự kiện – Đối tượng và số lượng khách mời tham dự – Thời gian tổ chức – Ngân sách dự kiến – Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ
Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề tiến hành dịch vụ tư vấn tổ chức sự kiện Cần Thơ
Sau khi đã có được những thông tin yêu cầu, team sự kiện sẽ tiến hành họp bàn lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề cho sự kiện. Ý tưởng chủ đạo được ví như “linh hồn của event”, ý tưởng này có thể do chính khách hàng/cấp trên đưa ra hoặc do chính nhóm làm sự kiện sáng tạo nên dựa trên các thông tin nền. Khi đã có được ý tưởng thì tiến hành lên chủ đề cho sự kiện: màu sắc chủ đạo, sử dụng hình ảnh nào, tổ chức những hoạt động gì… cho phù hợp với ý tưởng đó. Nếu như ý tưởng được xem là “linh hồn” thì chủ đề chính là “diện mạo” của sự kiện. Để tạo ra được ý tưởng và chủ đề, bạn cần phải dựa vào thông điệp của sản phẩm, hành vi tiêu dùng – văn hoá của người tham gia, mục tiêu truyền thông của sự kiện…
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Địa điểm tổ chức
- Thời gian diễn ra sự kiện
- Thiết kế hình ảnh cho sự kiện: Backdrop, bandrol, standee, thư mời, vé mời…
- Nội dung chi tiết chương trình sự kiện. (Gồm những hoạt động gì, thời gian bao lâu, cần trang trí – chuẩn bị những dụng cụ gì…)
- Nhân lực thực hiện.
- Kế hoạch truyền thông
- Những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị phương án xử lý (Trời mưa, mất điện…)
- Cách thức đo lường hiệu quả
- Dự trù kinh phí (Sự kiện cho công ty), Báo giá (Sự kiện cho khách hàng).
Thực hiện kế hoạch theo quy trình tổ chức sự kiện.
Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng… Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.♦ Trước sự kiện:
- Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- Khảo sát địa điểm.
- Liên hệ các bên liên quan. (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực; nghệ sĩ biểu diễn…)
- Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
- Thực hiện truyền thông cho sự kiện.
- Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại.
- Dàn dựng – lắp đặt.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
- Tổng duyệt chương trình…
♦ Trong sự kiện
Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động thông qua hệ thống máy bộ đàm với các nhân viên hỗ trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng người tham dự lẫn khách hàng/công ty.♦ Sau sự kiện
- Tiến hành thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm.
- Trao trả các thiết bị, vật dụng thuê mượn từ nhà cung cấp.