6 Bước Tổ chức sinh nhật công ty chi tiết nhất

Đối với mỗi doanh nghiệp, đều có những mốc son khác nhau để nói về những hành trình và sự kiện quan trọng. Tổ chức Sinh nhật công ty cũng chính là dịp để doanh nghiệp nhìn lại những gì đã trải qua. Đây cũng chính là cơ hội để doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu của mình. Với những lý do đặc biệt như thế, việc tổ chức tiệc sinh nhật công ty không thể xuề xoà được. Dưới đây là cách tổ chức sinh nhật công ty chi tiết, giúp doanh nghiệp có được một buổi tiệc ý nghĩa.

sinh nhat cong ty

Hướng dẫn tổ chức sinh nhật công ty ý nghĩa

Trước khi tiến hành tổ chức, doanh nghiệp cần lên kế hoạch trước ít nhất 3 tuần. Để bữa tiệc diễn ra suôn sẻ hơn. Và nếu có những sự cố hay thay đổi bất ngờ, doanh nghiệp còn có thời gian để sắp xếp. Ở giai đoạn này, cần xác định rõ và lên checklist các việc sau:

Lên ý tưởng chương trình

Ý tưởng chương trình chính là kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Vì thế doanh nghiệp cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện. Doanh nghiệp có thể tổ chức sinh nhật công ty với những hình thức như:

  • Tổ chức tiệc sinh nhật như một lễ kỷ niệm
  • Kết hợp giữa tiệc sinh nhật với team building
  • Tổ chức du lịch cho công ty vào dịp sinh nhật
  • Tổ chức sinh nhật như một đêm gala dinner…

Từ những hình thức này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng lên được chủ đề chính cho buổi tiệc sinh nhật. Và có những khâu trang trí, bố trí sự kiện phù hợp. Việc xác định chủ đề sẽ phụ thuộc vào văn hoá và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Màu sắc chủ đạo của buổi tiệc nên đồng điệu với màu sắc của doanh nghiệp.

Xác định số lượng người tham dự

hướng dẫn tổ chức sự kiện sinh nhật công ty thêm phần ý nghĩa

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến:

  • Việc tìm kiếm địa điểm tổ chức
  • Số lượng thư mời
  • Số lượng quà tặng
  • Số lượng bàn tiệc…

Vì thế để tránh tình trạng thiếu hụt hay dư thừa thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ đúng số lượng. Doanh nghiệp có thể làm phiếu hỏi cho nhân viên đăng ký. Và xác nhận lại trước khi lên kế hoạch chương trình.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Tuỳ thuộc vào hình thức tổ chức mà doanh nghiệp có thể chọn lựa địa điểm phù hợp.

Tiệc trong nhà có thể tổ chức tại:

  • Trung tâm hội nghị
  • Khách sạn cao cấp 4, 5 sao
  • Các nhà hàng tiệc…

Tổ chức tiệc sinh nhật ngoài trời tại:

  • Khu du lịch sinh thái
  • Hội nghị sân vườn
  • Bãi biển, resort…

hướng dẫn tổ chức sự kiện sinh nhật công ty thêm phần ý nghĩa

Khi chọn địa điểm tổ chức, doanh nghiệp cần chú ý địa điểm có đáp ứng được các yếu tố dưới đây hay không:

  • Địa điểm có dễ tìm không, không nên quá xa trung tâm thành phố
  • Bố cục của không gian có phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch không
  • Khu vực sân khấu có rộng rãi và an toàn cho các tiết mục chương trình không
  • Là không gian có đủ lớn cho số lượng khách đã hoạch định

Lên các tiết mục văn nghệ cho tiệc sinh nhật

Ở phần văn nghệ, vì do là tiệc sinh nhật của công ty, doanh nghiệp cần có những hình ảnh, video để trình chiếu về hành trình phát triển của doanh nghiệp. Như vậy sẽ mang lại ấn tượng tốt và để lại nhiều cảm xúc cho mọi người.

Bên cạnh đó, chương trình nên có các tiết mục văn nghệ với sự góp mặt của các thành viên trong công ty. Điều này tượng trưng như một lời chúc mừng gửi đến doanh nghiệp.

Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì doanh nghiệp cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả hoặc thay thế bằng tiết mục khác cho chương trình.

to chuc su kien

Cách tổ chức sinh nhật công ty với bàn tiệc phù hợp

Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:

  • Món khai vị: Gồm 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
  • Món chính: Từ 3 – 4 món. Là những món có lượng tinh bột cao như cơm chiên, lẩu thái, gà áp chảo, xôi bó gà…
  • Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu…

Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của mọi người trước khi lên danh sách món ăn. Để tránh tình trạng món ăn không hợp khẩu vị của đa số người dùng; khiến mọi người cảm thấy chán nản. Bên cạnh đó cần lưu ý những cá nhân có xu hướng ăn chay; hoặc những người bị dị ứng với một số món hải sản…

hướng dẫn tổ chức sự kiện sinh nhật công ty thêm phần ý nghĩa

Hoạch định ngân sách chính xác

Để hoạch định được ngân sách dễ dàng hơn doanh nghiệp nên chia ra 4 dòng tiền: Cho thiết bị, nhân sự, địa điểm và ăn uống.

  • Thiết bị sự kiện bao gồm: Trang thiết bị, máy móc được thuê, các dụng cụ trang trí, quà tặng, phần thưởng…
  • Nhân sự bao gồm: Tổ nhân sự hỗ trợ chương trình, khách mời biểu diễn, MC, quay phim, chụp ảnh…
  • Địa điểm: Tiệc tổ chức ngoài trời cần thuê địa điểm riêng. Còn với tiệc tổ chức trong nhà thì địa điểm sẽ được tính chung với số lượng bàn tiệc.
  • Ăn uống: Lựa chọn menu bàn tiệc cũng ảnh hưởng phần lớn đến ngân sách. Chính vì thế doanh nghiệp cần lựa chọn menu phù hợp với đa số khẩu vị người tham dự. Không nên quá tiết kiệm cũng không quá đắt đỏ.

Xem thêm Dịch vụ tổ chức sự kiện