Mẫu Tổ chức Hội nghị khách hàng khoa học

Tổ chức Hội nghị khách hàng vừa là hình thức quảng bá sản phẩm, dịch vụ; vừa là hình thức chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức của mình. Ngoài ra sự kiện này còn mang ý nghĩa tri ân những khách trung thành và thu hút thêm sự khách hàng mới. Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị thành công? Hãy tìm hiểu qua bài viết mẫu tổ chức hội nghị khách hàng này.

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Yếu tố thành công nhất của sự kiện hội nghị chính là khách hàng.

Xác định sai đối tượng khách hàng sẽ không mang lại kết quả như mong đợi.

Để xác định được đối tượng khách hàng thì doanh nghiệp cần phải hiểu được sản phẩm của mình. Từ đó vẽ ra được chân dung khách hàng như:

• Giới tính
• Độ tuổi
• Công việc
• Sở thích
• Mức thu nhập
• Khu vực sinh sống
• Tình trạng hôn nhân…

Ví dụ: Sản phẩm tã em bé cần hướng đến:

• Các chị em phụ nữ đã kết hôn
• Độ tuổi từ 23 – 40
• Sống ở các thành phố lớn (ở các vùng quê thường sử dụng tã vải)

Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng

Xác định thời gian tổ chức hội thảo hội nghị

Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần. Đây là thời điểm phổ biến khách mời có thể đi dự hội nghị.

Quý công ty, doanh nghiệp cũng nên lưu ý thời điểm thuận tiện cho việc di chuyển.

Để tránh các yếu tố về giao thông thì khung giờ hợp lý nhất để tổ chức sự kiện là

• 8h – 10h sáng
• 14h – 16h chiều
• 18h – 20h tối

Xác định thời điểm diễn ra chương trình hội nghị

Để xác định được địa điểm tổ chức, quý khách cần lưu ý những điều sau:

a. Số lượng khách tham dự

Tùy vào số lượng người tham gia hội nghị để lựa chọn những địa điểm phù hợp.

Số lượng khách từ 200 – 500:

• Các trung tâm tiệc cưới
• Phòng họp và khách sạn 3 – 4 sao

Số lượng khách từ 700 – 1000 hoặc hơn:

• Khu resort
• Khách sạn 5 sao
• Nhà hàng sân vườn

b. Chi phí tổ chức

Quý khách cần hoạch định được chi phí để có thể xác định đúng quy mô của sự kiện.

Thông thường nếu có thuê các bên tổ chức sự kiện; các trung tâm sự kiện sẽ có phần báo giá chi tiết để quý khách đo lường và cân đối.

• Mức giá dao động tại các khách sạn 5 sao: 800.000 – 1.000.000 VND/ 1 người/ 1 ngày
• Tại các khách sạn 4 sao trở xuống, quý khách có thể thuê: 300.000 – 500.000 VND/ 1 người/ 1 ngày. Hoặc 8.000.000 – 10.000.000 VND/ 1 phòng / 1 ngày (sức chứa dưới 100 khách)

Xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

Kịch bản quy trình tổ chức hội thảo – hội nghị tri ân khách hàng gồm kịch bản sơ lược và kịch bản chi tiết.

a. Kịch bản sơ lược

Bao quát hết tất cả mọi sự kiện diễn ra xuyên suốt chương trình.

Gồm có:

• Các hạng mục, phần, các tiết mục trình diễn
• Thời gian các hạng mục

Thường được quản lý bởi người điều hành sự kiện và các bộ phận âm thanh ánh sáng để phối hợp đảm bảo các khâu diễn ra đúng kịch bản.

b. Kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết gồm:

• Các lời nói, dẫn dắt của MC
• Công việc cho các ekip, bố trí thời gian cụ thể…

Kịch bản không tốt có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu:

• Khách hàng cảm thấy buồn chán
• Không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ
• Khách mời không hiểu được thông điệp
• Hiệu quả chuyển đổi không cao

Kịch bản cần thể hiện được:

• Phần nào diễn trước, diễn sau
• Điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng
• Thông điệp truyền đạt tới khách hàng là gì

Chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức, phân công, điều phối công việc

a. Lập kế hoạch tổ chức, phân công cho các thành viên

• Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người.
• Kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên.
• Xem xét cẩn thận, chu đáo từng công việc cần được chuẩn bị.
• Đưa ra checklist cụ thể.

b. Phân bổ các nhóm nhân sự hợp lý

Nhóm tiền kỳ phụ trách đối ngoại gồm:

• In thư mời cho khách hàng
• Xem xét địa điểm
• Xin giấy phép…

Nhóm phụ trách hậu cần:

• Setup hội trường
• Sắp xếp quà tặng, phương tiện đi lại…
• Kiểm tra thiết bị

Nhóm phụ trách việc đón khách:

• Lễ tân đón khách
• Đưa khách vào hội trường…
• Sắp xếp vị trí
• Hỗ trợ khách mời

c. Bố trí không gian tổ chức

• Khẩu hiệu chào mừng tại cửa ra vào, nơi đón tiếp
• Banner sự kiện
• Backdrop sân khấu
• Trang trí phòng hội nghị
• Hội nghị có quy mô lớn cần có bảng chỉ dẫn cụ thể cho khách hàng

Ngoài ra quý khách còn có thể trưng bày sản phẩm của mình để tăng độ tiếp cận thương hiệu.

d. Các công việc cần chuẩn bị khác

• Ghi hình
• Đảm bảo thiết âm thanh, ánh sáng.
• Đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng, các tiết mục trình diễn khác…

Gửi thư mời cho khách mời

Gửi thư mời là công việc dành cho nhóm đối ngoại. Nhưng trước khi gửi thư mời cần:

• Thống kê số lượng khách hàng để in giấy
• Gửi trước nhiều ngày
• Kiểm tra thông tin thư mời
• Lựa chọn thiết kế

Ví dụ: Sản phẩm về du lịch thì thiệp mời có thể là tấm passport, thiệp mời bằng giấy thơm cho sản phẩm nước hoa…

Kết thúc chương trình hội nghị

Sau khi kết thúc chương trình, các doanh nghiệp nên có các phần quà lưu niệm gửi đến khách hàng. Quà tặng nên có logo doanh nghiệp và liên quan đến nội dung sự kiện.

Trên đây là mẫu tổ chức hội nghị khách hàng cụ thể và chi tiết nhất mà Á Châu Media muốn chia sẻ cho bạn. Nếu bạn cần biết thêm về các dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, khai trương… đừng ngại liên hệ với Á Châu Media vì chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đem đến dịch vụ tốt nhất và phù hợp nhất với bạn.