2 bước không thể thiếu trong quy trình chuẩn tổ chức sự kiện event

Để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và suôn sẻ, nhất thiết các công ty, doanh nghiệp phải nắm được quy trình chuẩn tổ chức sự kiện event như thế nào? những chú ý khi tổ chức sự kiện

Hãy cùng Achaumedia.vn đi tìm hiểu quy trình chuẩn và những yếu tố tạo nên sự thành công của sự kiện qua bài viết dưới đây.

Á Châu Media là một trong những công ty uy tín hàng đầu trong ngành tổ chức sự kiện event tại Việt Nam hiện nay. Do vậy, chúng tôi đã đúc kết ra được một quy trình chuẩn khi tổ chức sự kiện được chia làm các giai đoạn sau.

1. Bước thứ nhất trong quy trình chuẩn của tổ chức sự kiện event là: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện event chi tiết.

Kế hoạch tổ chức sự kiện event sẽ được chia làm 3 giai đoạn: giai đoạn trước sự kiện và giai đoạn trong sự kiện và sau sự kiện.

Dưới đây chúng ta cùng tìm hiểu giai đoạn trước sự kiện gồm những gì nhé!

  • Việc đầu tiên, bạn phải xác định được chủ đề sự kiện là gì. Có xác định được chủ đề sự kiện bạn mới biết bạn sẽ làm những công việc gì? quy mô sự kiện lớn hay nhỏ? Số lượng khách mời tham dự họ là ai? Địa điểm tổ chức ở đâu? Thời gian nào? Ngân sách dự trù cho sự kiện này là bao nhiêu? Và qua sự kiện này công ty, doanh nghiệp muốn gì?

  • Sau khi bạn đã xác định được chủ đề sự kiện, việc tiếp theo bạn phải lên ý tưởng tổ chức sự kiện như thế nào? Sở dĩ phải có ý tưởng bởi đây được coi là linh hồn của sự kiện, bạn phải biết rõ sản phẩm của bạn là gì, nó hướng tới đối tượng nào từ đó kịch bản của bạn sẽ tạo nên được sự khác biệt.

  • Việc tiếp theo bạn cần có sự phân chia nhân sự hợp lý: Một sự kiện thành công cần sự giúp sức của nhiều bộ phận, nhiều người từ những người phụ trách kịch bản, ý tưởng, cho đến những người phụ trách trang thiết bị sự kiện, MC, PG… Tất cả đều phải được phân công rõ ràng với từng hạng mục sự kiện.

Sau khi bạn hoàn thành các công việc của giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra, thì sẽ đến giai đoạn trong sự kiện:

  • Tại giai đoạn này bạn nên thực hiện kế hoạch: có nghĩa là với bản kế hoạch được đưa ra từ đầu, bạn sẽ tuân thủ các hạng mục trong kế hoạch đó để thực hiện. Mỗi bộ phận có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc được giao.

  • Phần tiếp theo trong mục thực hiện kế hoạch là chuẩn bị và dàn dựng: trong phần này các bạn cần phải thực hiện các hoạt động trang trí sân khấu, thuê các thiết bị sự kiện, âm thanh ánh sáng… và bạn phải đảm bảo rằng chương trình của bạn sẽ được chạy thử trước khi sự kiện chính thức được diễn ra.

  • Tiếp theo là tiến hành sự kiện: sau khi các khâu chuẩn bị được hoàn tất, cũng là lúc chương trình sự kiện bắt đầu.

Giai đoạn sau sự kiện gồm các phần sau:

  • Kết thúc sự kiện: chương trình kết thúc, khách mời ra về, còn bạn và đồng đội ở lại dọn dẹp chiến trường, bàn giao lại những vật dụng đã thuê và dọn dẹp vệ sinh đúng như hiện trạng ban đầu.

  • Tổ chức họp rút kinh nghiệm: việc làm cuối cùng sau mỗi sự kiện đó là họp tất cả đội ngũ tham gia chương trình sự kiện đó để đánh giá và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Cái gì tốt thì khen thưởng, cái gì chưa tốt thì cần phải khắc phục và lấy đó là bài học cho những chương trình sự kiện sắp tới.

quy trình chuẩn tổ chức sự kiện

2. Bước thứ 2 trong quy trình chuẩn tổ chức sự kiện event là cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Như các bạn đã biết, một sự kiện thành công sẽ tạo nên một hiệu ứng tốt cho nhãn hàng của mình. Ở bài viết này, Á Châu Media muốn đưa ra một số yếu tố bạn có thể tham khảo:

  • Tìm và xác định địa điểm tổ chức sự kiện event: xác định được chủ đề, quyết định được ngày tổ chức sự kiện bạn mới chỉ đi được một đoạn đường nhỏ. Phần tiếp theo là bạn cần phải tìm và thuê địa điểm tổ chức sự kiện event hợp lý, phù hợp với mục tiêu sự kiện cũng như ngân sách đặt ra.

  • Gửi thư mời và có thông điệp: Mọi thứ đã được chuẩn bị xong, và bây giờ là phần gửi thư mời tới khách mời tham dự chương trình. Trong phần nội dung thư mời, bạn nhất thiết phải có đầy đủ thông tin ngày, giờ, địa điểm tổ chức ở đâu? Và về nội dung gì?

  • Lên kế hoạch và luôn thực hiện theo kế hoạch: để đảm bảo sự kiện event thành công thì việc đảm bảo kế hoạch được đề ra cho từng người được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả.

  • Lên kế hoạch B cho mọi tình huống: không ai nói trước được điều gì sẽ xảy ra trong tương lai, vì thế việc chuẩn bị một phương án dự phòng cho chương trình sự kiện sắp tới của bạn là điều vô cùng quan trọng.

Trên đây là 2 bước trong quy trình chuẩn tổ chức sự kiện event mà chúng tôi muốn chia sẻ để giúp bạn có thêm kiến thức mới về lĩnh vực tổ chức sự kiện vô cùng hot trong thời gian gần đây.

Mọi thông tin chi tiết về tổ chức sự kiện cũng như cung cấp hoa sự kiện, các thiết bị âm thanh, ánh sáng, bạn vui lòng liên hệ theo số điện thoại 09 4353 8282 để được hỗ trợ tốt nhất.